האם פעילות החברה נמצאת בשליטה מבחינה כספית ותפעולית?

כינון או שיפור של מנגנוני בקרה וביקורת אפקטיביים מספקים בסיס לקבלת החלטות, ומגבירים את המידע והשקיפות. עד מהרה מתגלה שקסם השקיפות מביא עמו אמון, ביטחון, ואנרגיות בונות של עשייה משותפת. זוהי הזמנה להפוך קופסאות שחורות – לשקופות.

איך יודעים שפעילות נתונה זקוקה לשיפור מנגנוני בקרה או ביקורת?

10 סימנים לדוגמה:

1. הנתונים המדווחים לכם מעלים שאלות עקרוניות, שאין לכם מענה עליהן.
2. תשובות שמתקבלות הינן ברמת רזולוציה אשר אינה מניחה את דעתכם.
3. אתם מוטרדים מחוסר וודאות, ויודעים שהפתעות נוטות להיות רעות, ולא טובות.
4. שמעתם על אירועים פיננסיים שליליים אצל אחרים, ולא ברור לכם מה יסייע למנוע זאת אצלכם.
5. אינכם יודעים “לשים את האצבע” – מה מפריע לכם לגבי פעילות זו.
6. יש לכם אחריות על הפעילות, אך לא שליטה.
7. מעת לעת אתם מתבקשים לממן את הפעילות, אך אינכם בטוחים שהכסף ינוצל באופן אפקטיבי.
8. ביצועים תפעוליים או פיננסיים טעוני שיפור – מוסברים באמצעות גורמי “מקרו”, שאינם בשליטת המנהלים.
9. אינכם יודעים כיצד ניתן לשפר את הביצועים התפעוליים או הפיננסיים.
10. מנהלי הפעילות מסכימים עמכם, כי שיפור הבקרה על הפעילות יספק לכם תשובות בנושאים הנ”ל.

החוליה החסרה: בקרה וביקורת

פעילויות עסקיות ומתוקצבות יכולות להשתפר בהיבט הבקרה והביקורת עליהן, ומנכ”לים ודירקטורים רבים יעידו: בקרה וביקורת אפקטיביים הן חוליות חשובות בהצלחה התפעולית והפיננסית של פעילויות. הן המקבילה של “המערכת החיסונית” של הפעילות, השומרת על חוסנה הביצועי והפיננסי. על מנת שתהיה אפקטיבית, על “מערכת חיסונית” זו לכסות אספקטים נרחבים של הפעילות, לאמץ נקודת מבט ניהולית, ולהיות מסוגלת “לתקן” תהליכים ארגוניים הדורשים זאת. “תיקון” יתבטא באופן מיטבי במספרים, ועל מערכות בקרה וביקורת לשקף את הערך שהוא מייצר.

אם מנגנוני הבקרה והביקורת על הפעילות סטאטיים – יש “להעירם”. הארגון משתנה כל העת, עקב גורמים חיצוניים (לקוחות, מתחרים, רגולציה), ועקב גורמים פנימיים (עובדים, מדיניות, תהליכי עבודה, אבדן ידע). על מנגנוני הבקרה והביקורת להתאים עצמם לשינויים אלה, ולספק לבעלי הפעילות רמה סבירה של וודאות – שהארגון מנוהל באופן תקין וממוקד על השגת היעדים שהוגדרו לו. אם מנגנוני בקרה וביקורת חסרים – ניתן להשלימם – בתחומים פיננסיים, תפעוליים, ביצועיים, ואפילו בתחומים אסטרטגיים.

שלבו מנגנוני בקרה וביקורת, או המשיכו לפתח אותם בכל פעילות משמעותית – עסקית או שאינה עסקית – וכלים אלה ישמרו על בריאות הפעילות, תקינותה, הצלחתה, ועל שביעות רצון בעלי הענין בה ולקוחותיה. 

קסם השקיפות

כינון מערכת בקרה על פעילות, ועריכת ביקורות על אפקטיביות מערכת הבקרה – מקנים שליטה בפעילות. עד מהרה מתבהר, הן לאחראים על תפעול הפעילות והן לבעלי הפעילות: במה מושקעים תקציבים? מהי רמת התפוקות? אילו מגמות מאפיינות תפוקות אלה? באילו תחומים הביצועים טובים יותר, או טובים פחות? אילו אספקטים של הפעילות מצריכים “תיקון”? אילו יעדים ניתן להציב? אילו פעולות יכולות לקדם את השגת היעדים הללו?

שליטה גם מקנה שקיפות של נתוני אמת, ואפילו בזמן אמת. ושקיפות מחזקת אמון. עכשיו, ניתן להבין יחדיו את הנתונים, לשקול יחדיו פעולות, להתמודד יחדיו עם האתגרים, ולקצור יחדיו את התועלות. שיפור הבקרה על קווי עסקים, חטיבות עסקיות, חברות בנות, או פעילויות שאינן עסקיות – מגביר את רמת הוודאות לגבי הביצועים והתפוקות, משפר אותם, ומחזק את העשייה המשותפת. מדוע לא להתחיל בכך כבר היום?

יצירת קשר